Sociétés concernées par ce dépôt obligatoire
En ce qui concerne les personnes physiques, la loi n° 2010-658 du 15 juin 2010 qui a créé l'entrepreneur individuel à responsabilité limitée, prévoit le dépôt des documents comptables en annexe des registres tenus par le greffe du tribunal de commerce (voir également notre fiche : tarifs applicables à l'EIRL).
- Les sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL) ;
- les sociétés de personnes (sociétés en nom collectif et sociétés en commandite simple), sous certaines conditions : les sociétés en nom collectif (SNC) dont au moins l'un des associés est une personne physique ne sont pas dans l'obligation de déposer leurs comptes annuels (pour plus de précisions, se référer à l'article L. 232-21 du Code de Commerce) ;
- les sociétés par actions (sociétés anonymes, sociétés par actions simplifiées et sociétés en commandite par actions) ;
- les sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France ;
- les sociétés d'exercice libéral (SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS) ;
- les sociétés coopératives et unions sous certaines conditions (pour plus de précisions, se référer à l'article R. 524-22-1 du Code Rural).
Quand déposer les comptes annuels ?
Une assemblée générale pour approuver les comptes doit être tenue dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l'exercice social. A compter de la date de la tenue de cette assemblée, vous disposez d'un délai d'un mois pour déposer vos comptes annuels au greffe. Dans le cas d'une clôture au 31 décembre d'une année N par exemple, vous devez déposer les comptes avant le 31 juillet de l'année N+1.
Après la clôture de l'exercice et l'approbation des comptes par les associés ou l'associé unique, la dernière formalité juridique à accomplir est le dépôt de vos comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Il s'agit d'une obligation légale pour les sociétés commerciales (article L. 232-21 à L. 232-23 du Code de Commerce) qui doit être effectuée tous les ans. Les comptes annuels font l'objet d'une publication au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC) à la diligence du greffier.
Une demande de prorogation de délai (report à la date de votre choix) pour la tenue de l'assemblée peut être effectuée par requête adressée au président du tribunal de commerce.
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Documents à produire
Dépôt des comptes sociaux
L'ensemble des documents suivants est à produire en double exemplaire certifiés conformes par le représentant légal :
- le bilan (actif, passif), le compte de résultat,
- les annexes,
- le rapport de gestion* (dans les sociétés anonymes, il est établi par le conseil d'administration ou le directoire**),
- le procès-verbal de l'assemblée d'approbation des comptes ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise***),
- le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.
- En outre, pour les sociétés anonymes à directoire et les sociétés en commandite par actions, produire le rapport du conseil de surveillance.
Les sociétés étrangères produisent uniquement deux exemplaires des documents comptables qu'elles ont établis, fait contrôler et publiés dans l'Etat où elles ont leur siège.
Dépôt des comptes consolidés
Les sociétés tenues d'établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer au greffe en deux exemplaires certifiés conformes par le représentant légal :
- les comptes consolidés,
- le rapport sur la gestion du groupe**,
- le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés,
- le cas échéant, le rapport du conseil de surveillance.
*Apport de la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie : lorsque l'associé unique, personne physique, assume personnellement la gérance ou la présidence de la société (EURL, SELURL, SASU, SELASU), il n'y a pas d'obligation de déposer le rapport de gestion.
**Apport de la loi n° 2003-706 du 1er août 2003 : les sociétés anonymes doivent joindre au rapport de gestion et au rapport sur la gestion du groupe, le rapport du président du conseil d'administration ou du président du conseil de surveillance, selon le cas, sur les conditions de préparation et d'organisation des travaux du conseil et les procédures de contrôle interne mises en place par la société.
***Apport de la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 de modernisation de l'économie : pour l'EURL, lorsque l'associé unique est seul gérant de la société, le dépôt au Registre du Commerce et des Sociétés de l'inventaire**** et des comptes annuels, dûment signés, vaut approbation des comptes. Autrement dit, dans cette hypothèse, l'associé unique n'a pas à déposer le procès-verbal d'approbation des comptes annuels ou l'extrait du procès-verbal contenant la décision d'affectation du résultat.
****L'inventaire
- Article L. 123-12 du Code de Commerce : cet article dispose que toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise.
- Article R. 123-177 du Code de Commerce : l'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif au regard desquels sont mentionnés la qualité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire ; les données d'inventaire sont regroupées sur le livre d'inventaire et distinguées selon la nature et le mode d'évaluation des éléments qu'elles représentent ; le livre d'inventaire est suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan.
Coût
Joindre à la formalité un chèque de 46.35 € (sans dépôt de comptes consolidés) ou 92.70 € (avec dépôt de comptes consolidés) pour le dépôt des comptes de l'année en cours
Les chèques doivent être libellés à l'ordre du GREFFE DU TRIBUNAL DE COMMERCE concerné, et joints à la demande.
| Répartition du montant exigé pour cette formalité | |||
| Emoluments du greffe (dont frais postaux : 0.58 €) | TVA | INPI | BODACC |
| 14.88 € | 2.92 € | 5.45 € | 23.10 € |
